Forklaring til faktura

For deg som er kunde kan det være greit med en liten forklaring til fakturaen du får fra oss. Dette så du enklere kan forstå hva vi må gjøre av jobb på ditt foretak og hva vi må gjøre for å følge gjeldende lover og regler; vi må nemlig gjøre en del aktiviteter kunden kanskje ikke alltid er klar over. De fleste av kundene våre har selv tilgang til regnskapssystemet, men siden det her ikke fremkommer alt hva vi faktisk bruker tid på, kan det være greit å se hva annet som gjøres av jobb og ikke minst hvorfor dette gjøres.

Denne kategorien benyttes når vi har brukt tid på å behandle og registrere bilag. Et bilag, eksempelvis en faktura, må registreres i regnskapssystemet med leverandør, dato, og sum, i tillegg til at den må knyttes til riktig kostnadskonto.

Hvor lang tid tar bokføring? Tiden det tar å bokføre et bilag kommer an på hvor komplisert bilaget er; noen bilag går veldig raskt, mens andre kan ta flere minutter. Et eksempel på sistnevnte er en faktura i utenlandsk valuta der betalingen er gjort med en betalingstjeneste som tar et lite gebyr i tillegg til at det som er kjøpt skal deles opp på flere konti.

Etter at vi er ferdig med å bokføre alle bilagene dine må vi avstemme bankkontoen din. Det betyr at vi knytter hver transaksjon på foretakets konto(er) til bilagene som er sendt inn slik at man har et bevis for hver transaksjon.

Hvor lang tid tar bankavstemming? Tiden det tar å bankavstemme kommer an på hvor mange transaksjoner man har på bankkontoene, og hvilke regnskapsprogram man benytter. Om man ønsker å finne litt mer ut hvor lang tid dette tar kan man også teste litt selv.

Dette er lønnskjøring til ansatte, men også tid brukt om ansatte har frynsegoder som må føres; utlegg, kjørebok, og så videre.

Hvor lang tid tar det å kjøre en lønn? Tiden det tar å kjøre lønn kommer an på hvor komplisert lønn man har. Er det kun et fast beløp som skal utbetales hver måned tar ikke dette lang tid, og man kan vurdere om man skal gjøre det selv. Er det lønn med utlegg og frynsegoder som skal føres tar det lengre tid.

Du betaler ikke noe for kommunikasjonen du har hatt med oss frem til du ble kunde, men idet du har fått tildelt en dedikert regnskapsfører hos oss som du begynner å trekke på tiden til vil du faktureres for den tiden denne personen bruker på deg. Dette gjelder hovedsakelig eposter du ønsker svar på eller om du ringer til regnskapsføreren. Alle våre konsulenter har timeregistreringsprogrammer med stoppeklokke som benyttes når vi gjør jobb på, og kommuniserer med, kunder. Dette danner grunnlaget for fakturaene som sendes ut. Om du ringer inn og snakker med en medarbeider i 55 minutter vil du faktureres for denne tiden. Vi fakturer ikke per påbegynte time, men faktisk medgått tid, målt i minutter.

Hvor lang tid tar denne kommunikasjonen? Her er det bare minutt for minutt som teller, så bruker vi åtte minutter å svare på en epost eller du ringer inn i 12 minutter, er det disse minuttene du betaler for. Noen kunder har vi mye kontakt med siden de har mange spørsmål og saker de vil diskutere, mens andre hører vi omtrent aldri fra – de leverer bare inn bilag som avtalt og vi gjør jobben vi er enige om. Vi opplever ofte at nye kunder, med nyopprettede foretak, ofte har flere spørsmål i starten til rutinene har satt seg og ting er oppe å gå. Da normaliserer det seg og vi får færre henvendelser.

For de av våre kunder som gjør det meste av regnskapet selv vil dette være kategorien det føres tid på når vi kontrollerer regnskapet i løpet av året. Hvor mange ganger vi må kontrollere kommer an på hvor ofte det skal innbetales moms. Om du har moms annenhver måned må det utføres kontroll seks ganger i løpet av året, men har du moms kun en gang i året, eller ikke er momspliktig, kan det holde med fire ganger i året om det er et lite regnskap. Om det avdekkes mye feil under kontrollen og kunden ønsker hjelp til å rette opp disse blir da dette ført på den aktiviteten som da må gjøres, i henhold til kategoriene beskrevet tidligere.

Hvor lang tid tar kontroll? For mindre kunder, som er ryddige og som ikke har vesentlige feil, kan dette typisk ta 0,5 – 1 time. For større kunder, mindre ryddige kunder og der det er mye feil, vil det ta mer tid, men det er vanskelig å si noe generelt da det kommer veldig an på regnskapet.

Dette er en mer generell kategori for arbeid som ikke faller naturlig under de andre kategoriene.

Dette er for tiden vi bruker for å levere aksjonærregisteroppgaven for deg som har aksjeselskap.

Dette er en typisk aktivitet vi gjør som kunden ikke nødvendigvis ser. Den må likevel gjøres, uavhengig av hva du bestiller hos oss. Det som må avstemmes kan være oppgjørskonto kasse – om du har det, arbeidsgiveravgift – om du har ansatte, reskontro kunder og leverandører, samt forskuddstrekk. Dette er arbeid vi må gjøre, men som du ikke kan se at vi har utført inne i selve regnskapsprogrammet. Vi henter informasjonen vi trenger fra regnskapsprogrammet og fyller inn denne i egne skjemaer vi har liggende i din kundemappe hos oss. Dette er skjemaer vi må fremlegge når Finanstilsynet gjør sine kontroller av oss for tiden vi har stått oppført som regnskapsføreren din.

En gang i året må vi også avstemme balansen og klargjøre til årsoppgjør. Dette er grunnen til at kostnaden for avstemming vil være noe høyere en gang i året. Hvor mye tid denne aktiviteten tar kommer an på regnskapet ditt, så ta en prat med regnskapsføreren om du er i tvil.

Hvor lang tid tar lovbestemt avstemming? Dette kommer igjen an på hvor komplisert regnskapet ditt er, så her kan det være veldig greit å høre med regnskapsføreren din om hva det omtrent vil bli for ditt regnskap.

For enkeltpersonforetak levers kun ligningspapirer, men for aksjeselskap leverer vi ligningspapirer og årsregnskap. Jobben kan eksempelvis gjelde for følgende arbeidsoppgaver; oppsett av nødvendig informasjon i årsoppgjørsprogram (disponering, balansejustering, osv.), gjennomgang av skatteberegning, utfylling av ulike ligningsskjema; eksempelvis næringsoppgave, gjennomgang av selvangivelse, ved ansatte; lønn og pensjon, og i tillegg for AS; avstemming av egenkapital og midlertidige forskjeller.

På våre kunder må vi gjøre en lovpålagt internkontroll to ganger i året. Dette er heller ikke en arbeidsoppgave kundene kan se at vi har gjort i regnskapssystemet. Jobben gjøres av en autorisert regnskapsfører som går inn og kontrollerer arbeidet gjort av regnskapsførerne. Det som kontrolleres er regnskap og balanse, momsoppgavene, avstemmingsskjemaer, lønnskjøringer med tilhørende A-meldinger, åpne poster, og om oppdragsavtalen du har med oss er riktig ut ifra hva vi gjør for deg av arbeid. Til slutt kontrolleres tiden som er brukt på regnskapet ditt sammenlignet med andre kunder, for å se om det er effektiviseringstiltak som kan gjøres for å få ned tidsbruken vår.

Hvor lang tid tar lovpålagt kontroll? Dette pleier typisk å ta en 30-60 minutter.