Fra å kreve inn felleskostnader til å budsjettere for prosjekter og vedlikehold, regnskap for sameie og borettslag er helt uunnværlig for å ha god kontroll over økonomien. Styret har ansvar for alt fra regnskapsføring til budsjettering og rapportering.
Her har dere en komplett guide til regnskap for borettslag og sameie, slik at dere kan sikre dere at verdiene blir disponert best mulig.
Oppgavene til en regnskapsfører for borettslag og sameie
Styret har ansvaret for mange oppgaver på vegne av borettslaget eller sameiet, men det er ikke alt dere kan utføre på egenhånd. Mange velger derfor å få hjelp av en regnskapsfører for borettslag og sameie. Avhengig av antall boenheter i borettslaget, kan dere også være regnskapspliktig og pålagt av norsk lov å føre årsregnskap.
Regnskapsføreren også kan ta seg av mange andre oppgaver for å forenkle driften og sikre at inntektene blir godt disponert. Dere kan be om en skreddersydd avtale, slik at dere får hjelp med nøyaktig de oppgavene dere vil sette vekk og ikke noe annet – og dermed spare penger på regnskapsføring.
Kreve inn felleskostnader
En regnskapsfører for borettslag og sameie kan få ansvaret med å kreve inn felleskostnadene fra beboerne. Dette gjøres ved at regnskapsføreren sender ut fakturaer med forfall i henhold til avtalen som er inngått mellom beboerne og borettslaget/sameiet. Regnskapsføreren følger opp at disse blir betalt.
Dette frigjør enormt med tid for dem som sitter i styret – særlig om det er snakk om et stort borettslag med mange boenheter.
Betale fakturaer
En regnskapsfører for borettslag og sameie kan få ansvaret for å betale fakturaer som kommer inn til borettslaget/sameiet. Dette gjøres ved at regnskapsføreren går gjennom fakturaene, sjekker at de er korrekte og at beløpet som står på fakturaen er det som er avtalt. Deretter betaler regnskapsføreren fakturaen fra borettslagets/sameiets bankkonto.
Dette er en viktig oppgave for regnskapsføreren, da dette kan påvirke økonomien til borettslaget/sameiet dersom fakturaer ikke blir betalt i tide. Ikke minst, kan det være tidkrevende for styret å gå gjennom fakturaene og påse at alt er korrekt.
Årsregnskap, budsjett og rapportering
En regnskapsfører eller forretningsfører for borettslag og sameie kan ha ansvar for å føre regnskap, lage budsjett og sende inn rapporter på vegne av borettslaget/sameiet. Dette er viktige dokumenter som viser hvordan økonomien har vært det siste året, samt hvordan den forventes å være det kommende året.
Dette er nyttig informasjon for styret, da det kan hjelpe dem med å ta bedre beslutninger og styre økonomien på en god måte. Nå tar vi en nærmere titt på nøyaktig hvordan borettslaget kan få orden på budsjett og regnskap, enten dere vil gjøre store deler av arbeidet selv eller sette vekk hele jobben.
Få kontroll på regnskap for sameie og borettslag
Ikke bare skal dere ha midler til å betale ned felleslån og utføre vedlikehold, men dere bør også sette av penger til kommende prosjekter. Dere kan få kontroll over regnskapet til sameiet eller borettslaget ved å føre budsjett, vurdere felleskostnadene nøye og føre regnskap etter gjeldende lover og forskrifter.
Få oversikt over budsjettet
Budsjettering er viktig for både sameier og borettslag. Ved å føre budsjett unngår man overraskelser i form av uventede utgifter, og kan planlegge bedre hvilke investeringer som skal gjøres. Dersom borettslaget ikke har et budsjett, kan det føre til at økonomien ikke blir styrt på en god måte.
Dette kan igjen føre til at vedlikeholdet blir for dyrt eller at det blir investert i ting som ikke er nødvendig. Slikt blir det fort misfornøyde beboere av. Slurv med budsjettering og økonomi kan også skremme vekk fremtidige beboere. Det er viktig at borettslaget setter av tid til å lage et budsjett hvert år for å unngå dette.
Styret kan sette opp et budsjett på egenhånd ved å bruke et budsjettverktøy som for eksempel Excel. Det finnes også regnskapsprogrammer som lar dere sette opp budsjett. I så fall blir det enklere å sjekke at regnskapet stemmer overens med budsjettet dere satte opp. Ikke minst, så kan borettslaget få hjelp av en forretningsfører til å lage et realistisk og nyttig budsjett på vegne av borettslaget eller sameiet.
Dette er noen av grunnene hvorfor dere bør sette opp et budsjett for sameiet eller borettslaget:
- Budsjettet indikerer hvordan økonomien forventes å være det kommende året
- Budsjettet kan hjelpe styret i borettslaget med å ta bedre beslutninger for å styre økonomien til borettslaget på en god måte i det kommende året
- Budsjettet kan hjelpe borettslaget med å planlegge fremtidige prosjekter, slik at disse blir gjennomført på en best mulig måte
Vurder hva felleskostnadene bør være
Dere kan beregne hva felleskostnadene for borettslaget bør være nå som dere har god kontroll over budsjettet. Det er vanlig at borettslag fastsetter en såkalt fordelingsnøkkel når laget blir opprettet. Fordelingsnøkkelen henspeiler verdiforholdet mellom boenhetene. Legg fordelingsnøkkelen til grunn for å estimere felleskostnader.
Husk at dette bare er et estimat, og at det kan påfalle utgifter som ikke er inkludert i denne summen. Det er derfor viktig at dere også tar høyde for eventuelle overraskelser underveis. Spør gjerne en regnskapsfører om hjelp, dersom dere er i tvil om hvor mye dere bør kreve inn av felleskostnader.
Det kan også oppstå tilfeller hvor man ønsker å fordele utgifter på andre måter. For eksempel, la oss si at borettslaget ønsker å installere heis. Dersom man går etter prinsippet for fordelingsnøkkel, så må alle betale for gildet – selv dem som bor i første etasje og ikke skal bruke heisen. I så fall kan det være aktuelt å fordele utgiftene kun på visse boenheter.
Hvordan beregne felleskostnader for sameier
Felleskostnader er i utgangspunktet alt av utgifter som ikke kun angår den enkelte seksjonen i sameiet. Sameiet bør dele på disse kostnadene i henhold til prinsippet for sameiebrøken. Sameiebrøken viser til eiernes forholdsmessige andel av verdier. I praksis vil dette som oftes beregnes i henhold til hvor mye areal seksjonseierne eier, men dette kan variere mellom de ulike sameiene.
Akkurat som borettslag kan fordele utgiftene annerledes ved behov, så kan sameier også velge å fordele utgifter kun på visse seksjonseiere. Alle seksjonseierne i sameiet må imidlertid gi sin tillatelse til dette – selv om ikke alle dukker opp på neste styremøte. Det holder altså ikke at flertallet på styremøtet stemmer positivt for å fordele utgifter annerledes.
Slik kan borettslaget/sameiet føre regnskap
Regnskapet viser hvordan økonomien til borettslaget har vært i realiteten, mens budsjettet brukes til planlegging. Dere kan godt bruke tidligere regnskap som grunnlag til fremtidige budsjett, men husk å ta høyde for nye utgifter og prosjekter. Regnskap er altså prosessen hvor man fører opp utgifter og inntekter.
Bilag må føres på korrekt måte i henhold til bokføringsloven, noe som er enklere å gjøre ved å bruke programvare som er spesielt utviklet for dette. Kravene til hvordan regnskapet skal føres er ganske strenge. Mange som fører hele eller deler av regnskapet selv velger derfor å benytte seg av et regnskapsprogram for å forenkle all jobben med regnskapsføring.
Dersom dere får hjelp av regnskapsfører eller forretningsfører, vil vedkommende sannsynligvis tilby dere et regnskapsprogram. Vi anbefaler ikke at borettslag og sameier fører regnskap i Excel. Borettslaget eller sameiet må også ta vare på bilagene og oppbevare dem trygt.
Dere kan føle dere trygge på all informasjonen og dokumentasjonen blir oppbevart på korrekt måte i henhold til GDPR ved å benytte dere av regnskapsprogram. Skatteetaten kan be om ettersyn av bilag et gitt antall år tilbake i tid. Det er derfor svært viktig at dere kan oppdrive opplysningene som blir etterspurt raskt og effektivt for å unngå problemer.
Fordeler med regnskapsprogram for borettslag og sameie
Regnskapsprogram er nyttige for både små og store borettslag og sameier. Dere kan som sagt velge hvor mange oppgaver forretningsføreren eller regnskapsføreren skal ta seg av på vegne av borettslaget. Regnskapsprogrammet vil i så fall gjøre det enklere å samarbeide med regnskapsfører.
Små sameier som ikke er regnskapspliktige kan for eksempel velge å bokføre selv, men få hjelp av en regnskapsfører for å se over alt ved årsslutt. En annen løsning er at dere laster opp bilag selv, men får hjelp av regnskapsfører til å registrere dem korrekt. Enkelte programmer lar dere sende ut fakturaer automatisk på en gitt dato, slik at dere kan la regninger til felleskostnader gå ut av seg selv.
De fleste regnskapsprogrammer er skybaserte, slik at styret kan sende inn bilag på direkten. Deretter kan regnskapsføreren føre kostnaden inn i regnskapet, uansett hvor i landet dere befinner dere. Dere trenger altså ikke å være fysisk i nærheten av hverandre. I tillegg er det mulig å kommunisere sikkert inne i selve programmet.
Borettslag og sameier kan være regnskapspliktige
Det er styret som er ansvarlig for regnskapet til borettslaget eller sameiet. Regnskapet skal føres på en slik måte at det gjenspeiler økonomien til borettslaget/sameiet, og det skal være enkelt å forstå. Alle borettslag og sameier skal føre regnskap og ta vare på dokumentasjon, uansett hvor mange boenheter det er snakk om.
I tillegg kan borettslag, boligbyggelag og eierseksjonssameier over et gitt antall boenheter være regnskapspliktige og må levere inn inn årsregnskap til Brønnøysund. I så fall må dere bruke godkjent revisor som påser at lover og regler for regnskap blir etterfulgt.
Sameier som består av 20 seksjoner eller færre trenger ikke revisor. Dere kan likevel ha det, dersom flertallet stemmer for revisor. Mange ønsker tryggheten ved å vite at regnskapet blir utført på riktig måte. Selv om det ikke må sendes inn til Brønnøysund om dere ikke er regnskapspliktige, så kan det likevel bli ettersyn.
Rot, krøll og kluss i regnskapet kan i så fall straffe seg i form av tilleggsskatt eller i verste fall bøter – ikke bare er dette utrolig kjedelig, men det er lett å unngå ved å skaffe seg en dyktig regnskapsfører eller revisor for sameie og borettslag.
Regnskapsfører eller forretningsfører – hva bør vi velge?
Du har kanskje sett av vi har nevnt både regnskapsfører og forretningsfører i denne artikkelen og lurer på hvorfor. Det er nemlig et par forskjeller mellom en regnskapsfører og forretningsfører som dere bør være klar over før dere ansetter noen til å hjelpe dere med regnskap.
En regnskapsfører er en person som hjelper deg å føre regnskapet til borettslaget/sameiet på en nøyaktig og oversiktlig måte. En forretningsfører er derimot en person som hjelper deg å drive borettslaget/sameiet, samtidig som vedkommende har ansvar for økonomien.
Forretningsføreren er altså en godkjent regnskapsfører med ytterligere kompetanse, slik at de kan også utføre administrative oppgaver for borettslaget og å ta hånd om den daglige forretningsdriften. Forretningsføreren har juridisk kompetanse og sikrer at gjeldende lover, regler og vedtekter blir etterfulgt.
Få hjelp med regnskap for borettslag og sameie
Å føre regnskap for borettslag og sameie innebærer et stort ansvar. Det kan være betryggende å få støtte fra en dyktig regnskapsfører eller forretningsfører for borettslag og sameie. Bare husk at dere kan velge hvor mange oppgaver dere vil sette vekk – ikke betal for tjenester dere ikke har bruk for.
Dere bør ta dere tid til å vurdere forskjellige løsninger og sjekke kompetansen til aktuelle regnskapsførere eller forretningsførere. En regnskapsfører og forretningsfører for borettslag og sameie har mange viktige oppgaver. Det er viktig at borettslaget/sameiet velger noen som de føler seg trygge på og stoler på.
