Det er ikke alltid like lett å vite hva det koster for forretningsfører til sameie og borettslag. Det er mange faktorer som spiller inn, som blant annet størrelsen på sameiet eller borettslaget, oppgavene forretningsføreren har og hvor mange timer dette tar.
Enkelte betaler en fastsatt årlig eller månedlig sum for forretningsførertjenester, mens andre sameier og borettslag betaler på timebasis. I tillegg kan man velge mellom fastpris på de spesifikke tjenestene som man ønsker eller pakkepris som inkluderer mange forskjellige tjenester.
Her ser vi nærmere på alle prisdriverne og mulige alternativer, slik at du kan få en god forståelse for hva en forretningsfører koster for borettslag og sameier.
Hva koster forretningsfører til borettslag og sameie?
På generelt grunnlag kan man si at forretningsførertjenester til sameier og borettslag koster mellom 2000 og 4000 kroner per år per boenhet. Dette er selvsagt et veldig grovt anslag, og det er derfor viktig at du ber om et tilbud fra forretningsføreren for å få en nøyaktig pris på de tjenestene du ønsker. Pris per boenhet blir som regel redusert desto flere boenheter det er snakk om.
Det er også viktig å nevne at det ikke alltid er nødvendig å ha en forretningsfører. Dersom sameiet eller borettslaget er veldig enkelt organisert og ikke har for mange oppgaver, kan det være at det er fullt mulig å utføre en del av oppgavene selv. Kanskje det holder med en regnskapsfører? Det er imidlertid ikke alltid like enkelt å gjøre alt selv eller finne tid til det.
Hvis du er usikker på om det er bedre å ha en forretningsfører eller ikke, kan det være lurt å snakke med andre i sameiet eller borettslaget. Du kan også ta kontakt med både forretningsførere og regnskapsførere for å diskutere mulige løsninger.
Hvilke oppgaver kan forretningsføreren utføre?
Forretningsføreren kan fungere som en styreleder for borettslaget og sameiet, enten permanent eller midlertidig ved behov. Vedkommende kan også fungere som en støtteperson for styret. I så fall kan forretningsføreren få ansvar for visse oppgaver som å føre regnskap, forretningsførsel, juridisk rådgivning og administrative oppgaver.
Vedkommende kan også utføre evalueringer på vegne av styret ved jevne mellomrom, samt bistå med konsultasjoner ved behov. Prisen på forretningsfører til borettslag og sameie vil dermed avhenge av hvilke tjenester dere ønsker, samt hvilken rolle forretningsføreren skal ha i styret.
En forretningsfører for borettslag kan blant annet utføre følgende oppgaver:
- Holde oversikt over inntekter og utgifter
- Utarbeide årsregnskap og budsjett
- Representere borettslaget i forhold til myndigheter og andre instanser
- Delta i styremøter og generalforsamlinger
- Tilrettelegge for og gjennomføre nødvendige endringer i borettslaget (for eksempel oppussing, ombygging og rehabilitering)
- Opprettholde kontakt med beboere, styret og andre aktører i borettslaget
En forretningsfører kan også ha andre oppgaver i tillegg, avhengig av hva borettslaget ønsker. Dette kan for eksempel være å arrangere felles aktiviteter, jobbe med utleie av fellesarealer eller være ansvarlig for IT og kommunikasjon.
Forretningsføreren kan dermed passe på at forvaltningen av borettslaget skjer på en forsvarlig måte. Dette innebærer blant annet at forretningsføreren skal sikre at borettslagets regnskap og budsjett blir ført på en riktig måte, at vedlikehold og dugnader blir gjennomført i henhold til planen og at borettslaget overholder myndighetenes krav.
Forretningsføreren skal også sørge for at borettslaget har forsikringer som dekker de risikoene borettslaget står overfor og at disse er oppdatert. I tillegg skal forretningsføreren ha kontakt med beboere, styret og andre aktører i borettslaget, og være behjelpelig med å løse eventuelle problemer eller utfordringer som dukker opp.
En forretningsfører kan altså ha en viktig og allsidig rolle i et borettslag. Det er derfor viktig at borettslaget velger en forretningsfører som de har tillit til, og som de føler er kompetent til å utføre oppgavene på en god måte. Det er selvsagt viktig å få en god pris på forretningsfører, men kostnaden bør ikke gå på bekostning av kvalitet.
Forretningsfører som ekstern styreleder i borettslag og sameie
Det har lenge vært vanlig at styret i borettslag og sameie består av beboere. Det er imidlertid ikke sikkert at beboerne har den rette kompetansen – og ikke minst, det er ikke sikkert at de har tid nok til å sette seg inn i oppgavene og følge opp ansvaret på en tilfredsstillende måte. Det kan i så fall være fornuftig med en ekstern styreleder, selv om det kan medføre ekstra kostnad.
Borettslaget må uansett betale et styrehonorar for intern styreleder, så kostnaden blir ikke nødvendigvis så mye høyere. Tvert imot, styrets arbeid kan bli mindre tidkrevende og enklere ved å hente inn hjelp utenfra. Det kan igjen føre til at honoraret til resterende styremedlemmer potensielt kan reduseres.
Hva er best: pakkepris, fastpris eller timepris?
Det er viktig å tenke gjennom hvilken type pris som passer best for deg og ditt borettslag eller sameie. En pakkepris innebærer at du betaler et fast beløp per måned, uansett hvor mye arbeid forretningsføreren faktisk utfører. Det er viktig å tenke seg godt om før man velger pakkepris – trenger dere alle tjenestene som inkluderes?
Ulempen med å betale pakkepris for forretningsfører er at dere kanskje ender opp med å betale for mer enn dere behøver. Fordelen med pakkepris er imidlertid at kostnaden er forutsigbar. Fastpris gjelder for et bestemt antall timer per måned for spesifikke tjenester. Hvis forretningsføreren jobber mer enn dette, vil det bli lagt på en timepris.
Fordelen med fastpris på forretningsfører er at dere vet hva kostnaden kommer på. I tillegg kan dere be forretningsføreren om å kun ta betalt for spesifikke oppgaver, slik at dere ikke betaler for tjenester som dere ikke har bruk for. Ulempen er imidlertid at prisen blir høyere en forutsatt om dere plutselig har behov for ekstra arbeid.
Timepris innebærer at du betaler for den faktiske tiden forretningsføreren jobber, og kan derfor være mer fleksibelt enn de andre prisene. Ulempen med timepris er at det kan bli dyrt, dersom det er snakk om mange oppgaver eller dere ønsker kompliserte tjenester. Spør gjerne forretningsføreren om hvilken betalingsløsning som vil lønne seg for nettopp deres borettslag eller sameie.
Forretningsfører vs. regnskapsfører til sameie og borettslag
Mange tror at forretningsfører og regnskapsfører er det samme, men dette stemmer ikke. En forretningsfører kan ta seg av regnskap, forretningsførsel og de administrative oppgavene i borettslaget eller sameiet. En forretningsfører vil dermed også være en godkjent regnskapsfører med kompetanse til å håndtere borettslagets løpende forretninger og administrasjon.
En regnskapsfører tar seg derimot av økonomiske oppgaver som budsjettering, oppfølging av inntekter og utgifter, fakturering, årsoppgjør og lignende. Hva som er best av forretningsfører og regnskapsfører vil avhenge av størrelsen på borettslaget/sameiet, samt hvilke oppgaver dere vil at vedkommende skal utføre.
Når er det best med regnskapsfører for sameie/borettslag?
Små sameier som ikke faller inn under regnskapsloven vil som regel ikke ha bruk for alle tjenestene som en forretningsfører kan tilby. De er likevel pålagt å føre ordentlig regnskap, og i så fall kan en regnskapsfører være god å ha. Mellomstore sameier kan også være fornøyde med regnskapsfører fremfor forretningsfører, avhengig av hvor kompleks driften er.
Regnskapsfører kan ofte være en billigere løsning enn forretningsfører, selv om prisen vil avhenge av antall boenheter og hvor mange oppgaver dere ønsker å sette bort. Dere kan sette bort alle oppgaver til regnskapsfører, eller velge å beholde noen selv.
Regnskapsføreren kan blant annet utføre følgende:
- Føring av regnskap og årsoppgjør
- Beregning og utsendelse av fakturaer til beboerne
- Betale og sende ut andre fakturaer
En rimelig løsning for små sameier kan være å laste opp bilag til regnskapsprogram og sende ut faktura selv. I så fall kan regnskapsføreren utføre kontroll av regnskap ved årsslutt, slik at dere kan være sikre på at alt er korrekt. Det finnes regnskapsprogrammer på nett som gjør dette samarbeidet enklere.
Dere trenger kun å gi regnskapsføreren tilgang, slik at vedkommende kan gå inn å sjekke regnskapet, utføre bankavstemning eller føre bilag. Sameiet kan likevel laste opp bilag til regnskapsprogrammet, samt sette opp fakturaer som sendes ut automatisk.
Det er likevel viktig å påpeke at en forretningsfører kan være en god støttespiller for sameier i alle størrelser. Forretningsføreren kan nemlig gi juridisk bistand, avlaste styret og utføre administrative oppgaver som styret kanskje ikke har tid eller kompetanse til. Dere bør derfor tenke over behovene til sameiet nøye før dere bestemmer dere.
Når er det best med forretningsfører for sameie/borettslag?
Det er ikke alltid like lett å vite om man har behov for en forretningsfører til borettslaget eller ikke, men det er flere ting man kan se etter. Har borettslaget/sameiet mange aktive ildsjeler som er engasjert i driften og har tid til å følge opp oppgavene? Hvor stort er borettslaget eller sameiet?
Borettslag og sameier med flere hundre boenheter har som regel komplekse økonomiske og administrative oppgaver, sammenlignet med mindre sameier. Det kan i så fall lønne seg å velge en forretningsfører fremfor regnskapsfører. Borettslaget/sameiet kan på den måten få bedre oversikt over økonomien, samtidig som de administrative oppgavene utføres profesjonelt.
Tenk på dette før du velger forretningsfører til borettslag og sameie
En forretningsfører kan være en god støtte for borettslaget/sameiet, men det er viktig å velge riktig for å få mest mulig igjen for pengene. Bruk derfor den tiden dere trenger til å sammenligne ulike løsninger, slik at dere kan finne den forretningsføreren som passer best for dere.
- Sjekk at forretningsføreren har nødvendige godkjenninger og sertifiseringer
- Spør om referanser fra andre borettslag eller sameier
- Få en oversikt over hvilke tjenester forretningsføreren kan tilby, og velg det som passer best for borettslaget/sameiet
- Sammenlign priser og ulike pakkeløsninger
- Undersøk hvor ofte dere mottar faktura fra forretningsføreren
Det er viktig å sette opp en avtale med forretningsføreren som spesifiserer hvilke tjenester dere har blitt enige om og hva de vil koste. Avtalen bør også inkludere hvordan eventuelle ekstrautgifter som kan dukke opp underveis skal håndteres. Dere bør også undersøke om det påfaller noen eventuelle ekstra kostnader, som for eksempel etableringsgebyr eller andre avgifter. På denne måten unngår dere overraskelser når regningen kommer.
Hvordan få et godt tilbud på forretningsfører til sameie og borettslag
Det er mye å tenke på når dere skal velge velge forretningsfører til sameie eller borettslag. Ikke bare skal vedkommende ha god kompetanse og erfaring, men prisen på forretningsføreren må også passe inn i budsjettet. God research er nøkkelen til å få et godt tilbud på forretningsfører til borettslag og sameie.
Ved å sette seg godt inn i hva slags tjenester man behøver og hvilke aktører som kan tilby disse, kan man få et godt tilbud på forretningsfører til sameie og borettslag. Det er ikke sikkert at store byråer med omfattende pakkepriser er den beste løsningen for ditt borettslag/sameie. Kanskje trenger dere en mer fleksibel løsning, hvor dere kan velge spesifikke oppgaver og tjenester?
Det beste tilbudet på forretningsfører er som regel det tilbudet som er tilrettelagt for nettopp deres behov. Husk likevel på at prisen ikke alltid er det viktigste – det er like viktig å få god kvalitet på tjenestene.
