Personvern er noe som har blitt mer og mer aktuelt i tråd med den teknologiske utviklingen i samfunnet. Personvern er kort fortalt de rettighetene du har til privatliv, og til å bestemme over personopplysningene dine. En personopplysning er en opplysning som kan knyttes til deg som enkeltperson, for eksempel navnet ditt, eller bostedet ditt. Mange glemmer at også bilder kan være personopplysninger hvis man kan kjenne igjen personen på fotoet eller videoopptaket.
Selv om det er gode grunner til å verne om personopplysningene, har arbeidsgivere i mange tilfeller behov for å kunne overvåke arbeidsplassen. I denne artikkelen skal vi gå nærmere inn på hva som skal til for at en arbeidsplass kan overvåkes, og hvilke begrensninger en slik overvåkning har.
Hvorfor er personvern viktig?
Før vi går videre i artikkelen er det viktig at du er klar over hvorfor personopplysninger må innhentes og behandles med varsomhet. Alle har i utgangspunktet rett til et privatliv, og en overvåkning som gjennomføres feil vil i mange tilfeller krenke denne rettigheten.
Personopplysninger som kommer på avveie, kan få store konsekvenser for personene opplysningene handler om. En overvåkningsvideo kan for eksempel fange opp pin-koder til mobiltelefoner eller bankkort som senere kan misbrukes av kriminelle. En overvåkningsvideo kan også misbrukes ved å kartlegge hvilke rutiner enkeltpersoner har, for deretter å planlegge innbrudd eller annen kriminalitet ut ifra det mønsteret man har plukket opp.
Å bli overvåket på arbeidsplassen kan føles veldig inngripende for de ansatte. Det er lett å tenke at overvåkningsbildene skal brukes for å se om man har gjort jobben sin skikkelig, eller om man tar lange toalettpauser og lunsjpauser i løpet av dagen. Selv om formålet med overvåkningen som regel er å forhindre tyveri eller annen kriminalitet, er det ikke uvanlig at de ansatte kjenner på en slik usikkerhet.
Det er ikke bare kriminelle som kan misbruke personopplysningene til en ansatt. Vi kan tenke oss en situasjon der en på arbeidsplassen har vært sykemeldt av svært personlige årsaker, Om denne informasjonen blir liggende på en kontorpult, eller på andre måter kommer på avveie, kan dette være veldig sårt og vanskelig for den ansatte som sykemeldingen gjelder.
Som du sikkert har skjønt, er det viktig at man både innhenter og oppbevarer personopplysninger på en ryddig og sikker måte. Dette er også noe som vil gå igjen når vi diskuterer når overvåkning på arbeidsplassen er tillatt, og hva man kan overvåke.
Når kan man overvåke?
Helt generelt er det vanskelig å gi faste retningslinjer om når man har lov til å overvåke ansatte, og når man ikke kan gjøre det. Det vil måtte gjøres en konkret vurdering av hver enkelt sak, og det er mange regler som spiller inn. Som alltid finnes det unntak til reglene, og nyanser som ikke kan presenteres i en så generell artikkel som denne. Artikkelen er ment som en veiledning for den videre vurderingen av om overvåkning kan skje, og det er lurt å ta kontakt med en advokat hvis du har spørsmål om overvåkning på arbeidsplassen din.
Overvåkning med kamera
En av de vanligste formene for overvåkning av en arbeidsplass, er ved bruk av kameraer.
Kameraer gir den som setter dem opp god oversikt over området som bildet dekker, og det er en relativt enkel måte å få med seg hva som skjer. En annen fordel er at de er relativt enkle å få tak i, og går greit å montere.
Selv om kameraer er en effektiv og enkel måte å overvåke på, er det flere regler man må ta hensyn til før kameraene settes opp.
Det er dessverre ikke noe krav om godkjennelse hvis man har tenkt å sette opp videokameraer, men ulovlig montering kan få store konsekvenser i etterkant. Den som velger å sette opp et overvåkningskamera har ansvaret for at alle reglene som gjelder blir fulgt.
Interesseavveining
Som nevnt innledningsvis er det viktig å verne om personvern, og de ansatte har en grunnleggende rett på privatliv. Om du skal kunne overvåke arbeidsplassen må du først gjøre en interesseavveining der de ansattes krav på privatliv og personvern må veies opp mot bedriftens behov for å overvåke.
En interesseavveining vil i mange tilfeller være vanskelig, og utslaget vil variere ut ifra hva slags virksomhet det er snakk om. Hvordan kameraene er plassert vil også være avgjørende for hva som er greit, og hva som ikke er greit.
Vi kan tenke oss et eksempel der en gullsmedbutikk har vært utsatt for innbrudd gjentatte ganger. Tyveriene har utelukkende skjedd etter stengetid når butikken har vært tom, gjerne på natten. I en slik situasjon er det naturlig at eierne av butikken ønsker å sette opp videokameraer for å finne ut hvem gjerningspersonene er. Eventuelt bruke videokameraene som et verktøy for å avverge senere innbrudd. Om butikken er tom på natten, vil det som regel være uproblematisk å sette opp et kamera som filmer innsiden av butikken siden det ikke er noen ansattes personvern eller privatliv som trenger vern i denne situasjonen. Om du ønsker å sette videokameraet på utsiden av butikken, er det viktig å tenke på de andre personene som kameraet eventuelt kan fange opp. Arbeidere som jobber natt, eller tilfeldige forbipasserende har også et visst krav på vern av sine personopplysninger og sitt privatliv.
Dersom eierne av gullsmedbutikken hadde ønsket å bruke kameraene på dagtid når de ansatte er på jobb, er det behov for å tenke på hvordan kameraene er plassert. Kanskje de bare skal filme inngangsdøren og hvem som går inn og ut av butikken? Eller kanskje de bare skal plasseres slik at varelageret og utstillingene i butikken er i bildet?
Det er umulig å komme med noe fasitsvar, og butikkens utforming vil også være av betydning. Det er likevel viktig at man er klar over hvilke faktorer som spiller inn sånn at man kan ta en veloverveid avgjørelse i sin situasjon.
Noen av faktorene i vurderingen kan være:
- Hva slags virksomhet er det snakk om? Personer i en mer sårbar situasjon, for eksempel på et sykehjem, kan ha større behov for privatliv og personvern enn en som handler på matbutikken.
- Hva er hensikten med overvåkningen?
- Hvordan er lokalet som skal overvåkes? Vil overvåkning medføre at alle som oppholder seg på et sted blir filmet, eller kun de «utsatte» områdene?
- Hvilken vinkling og rekkevidde har kameraene? Det er stor forskjell på et kamera som filmer ansiktene til personene som går inn i lokalet, og et kamera som er plassert i høyt i taket på et kjøpesenter.
Hvilke krav må oppfylles for at overvåkningen er lovlig?
Siden overvåkning er en såpass inngripende handling, er det flere regler som må følges for at det skal være lovlig å igangsette overvåkningstiltak på arbeidsplassen.
Før man starter overvåkningen må man oppfylle kravene i personvernforordningen og kameraforskriften. Reglene i arbeidsmiljøloven om kontrolltiltak må også være fulgt.
Det er så mange regler at vi ikke går nærmere inn på alle kravene i denne artikkelen. Disse kan du lese mer inngående om i lenkene som ligger til de ulike lovene.
Utgangspunktet som felles går igjen, er at arbeidsgiveren må ha en berettiget interesse i å overvåke arbeidsplassen. Videre må overvåkning med kamera være nødvendig for at den aktuelle interesse blir ivaretatt. Sist, men ikke minst, må arbeidsgiverens behov for overvåkingen overstige ulempene som en overvåking har på dem som overvåkes.
Formålet bak overvåkingen
Arbeidsgiveren som ønsker å overvåke må altså ha en berettiget interesse i å overvåke arbeidsplassen, og formålet må være lovlig. Man kan for eksempel ha et ønske om å overvåke butikken på natten for å forhindre innbrudd. Dette innebærer at en arbeidsgiver som vil ønsker å overvåke kun for å holde øye med hva som skjer, ikke nødvendigvis har lov til dette. Det er viktig å finne et legitimt formål bak overvåkingen for at den skal være lovlig, og her kan det være lurt å spesifisere hva formålet faktisk er.
Etter at man har bestemte seg for hvorfor man vil overvåke, må man ha et behandlingsgrunnlag. Dette kan for eksempel være at kameraovervåkning er nødvendig for å beskytte den aktuelle interessen, og behovet for overvåkningen er større enn ulempene overvåkningen medfører for de ansatte.
Det er her interesseavveiningen vi skrev om tidligere kommer inn. Om du er usikker på om en overvåkning av de ansatte på arbeidsplassen din er lov, er det lurt å ta kontakt med en advokat som kan gi veiledning tilpasset ditt konkrete tilfelle.
Selve overvåkingen
Når man har funnet ut at behovet for overvåkning er legitimt, må man tenke på hvordan overvåkingen skal gjennomføres. Personvernforordningen opererer med et åpenhetsprinsipp, og dette medfører at behandling av andres personopplysning gjøres åpent. Sagt på en annen måte vil du ikke kunne overvåke arbeidsplassen med kameraer uten at kunder og gjester, samt de ansatte, blir informert om dette på en måte som er enkel å forstå. Dette kan du for eksempel gjøre ved skilt eller lignende som er enkle å se.
Hva og hvor kan du overvåke?
Når man skal vurdere hva du kan overvåke, og hvor du kan plassere kameraene, er formålet bak overvåkingen utgangspunktet. Kameraovervåkingen er jo, som nevnt, kun lovlig hvis den er nødvendig for å ivareta det legitime formålet og behovet for overvåking.
Eksempelvis er det vanskelig å finne grunner til hvorfor overvåkning av toaletter, pauserom, garderober, hotellrom eller prøverom i butikk er viktigere enn enkeltpersonenes personvern i disse situasjonene. Her er det snakk om veldig private situasjoner, og retten til personvern og privatliv vil veie tyngre enn behovet for overvåking. Det samme kan gjelde på legekontorer, badebassenger, eller lignende.
Kameraenes plassering vil også være av betydning når man skal vurdere hva som er lovlig. Hvis du har satt opp et kamera for å hindre tyverier i kassen, er det kassen du har lov til å overvåke. Området rundt kassen, eller resten av butikken, er ikke nødvendigvis omfattet av dette formålet.
I forbindelse med plasseringen av kameraet, er det viktig å være klar over at man ikke har lov til å overvåke noen andres eiendom. Hvis du for eksempel har satt opp et kamera i inngangsdøren på butikken din, må du passe på at du ikke også overvåker byggene på motsatt side av gaten.
Når kan du bruke kameraene?
Som vi var inne på tidligere, er også tidspunktet for overvåkningen sentralt når man skal vurdere hva som er lov. Igjen er det formålet med overvåkingen som er utgangspunktet, og hva som er lovlig vil derfor variere.
Om man har satt opp et kamera for å forhindre innbrudd etter stengetid, er det ikke nødvendigvis lov å overvåke på dagtid når det er folk på arbeidsplassen.
Overvåkning på andre måter
Selv om kameraer i mange tilfeller er den vanligste måten å overvåke på, finnes det flere andre måter man kan overvåke arbeidsplassen på. Dette kan for eksempel være opptak av telefonsamtaler de ansatte har med kunder, eller overvåking av hva som skjer på jobb-datamaskinen.
Overvåking av eksempelvis telefonsamtaler kan ha gode grunner for seg. Man kan bruke informasjonen til å utvikle kundeservicen, eller til opplæring av ansatte ved en senere anledning. Det samme gjelder overvåking som brukes for å registrere arbeidstid, for eksempel gjennom ulike applikasjoner eller innloggingssystemer.
I likhet med kameraovervåking må man gjøre en interesseavveining av hva som er greit i denne typen situasjoner. Informasjon om at den ansatte har kommet på jobb til riktig tid, og gått når vedkommende skal, er som regel ikke særlig inngripende. Det samme gjelder for samtaler med kunder når man arbeider innen telefonsalg eller kundeservice. Overvåking av private samtaler på de ansattes private telefoner vil det derimot være vanskeligere å ha noen legitim grunn til å gjennomføre.
Oppbevaring av personopplysningene
Til nå har du lest en del om hva som skal til for å innhente personopplysninger. Like viktig er det at man oppbevarer dem på en forsvarlig måte.
Utgangspunktet er at formålet med overvåkingen avgjør hva man kan bruke den innhentede informasjonen til, og hvor lenge man kan oppbevare den. Om man for eksempel har satt opp et overvåkingskamera for å forhindre tyverier og innbrudd, vil man som regel ikke ha behov for bildene dersom tyveri eller innbrudd ikke skjer. Man kan heller ikke bruke denne typen opptak for å vurdere de ansattes arbeid når de er på jobb om man ikke har et eget grunnlag for dette.
Vi anbefaler at du tar kontakt med en advokat eller datatilsynet for å få en nærmere vurdering av hvor lenge du har lov til å beholde informasjonen du har innhentet.
Bruk av advokat ved overvåking på arbeidsplassen
Som vi sa innledningsvis, er det den som overvåker som har ansvaret for at overvåkingen er lovlig. En advokat kan hjelpe deg med å vurdere om overvåkingen på arbeidsplassen din er tillatt, eller om den er ulovlig.
Som arbeidsgiver er det lurt å ta kontakt med en advokat for bistand i forkant av overvåkingen. På denne måten kan du være sikker på at overvåkingen du gjør følger alle reglene, og at du ikke sitter på informasjonen lengre enn det som er tillatt. Det er nemlig store konsekvenser som følger dersom man finner ut at overvåkingen ikke ble gjort på en lovlig måte.
Som arbeidstaker kan det være lurt å ta kontakt med en advokat hvis du mistenker at arbeidsgiveren din driver med ulovlig overvåking. Dette gjelder uavhengig av om overvåkingen er bevisst eller ubevisst.
Personopplysninger kan misbrukes om de kommer på avveie, og manglende kunnskap om oppbevaring og hva som er lovlig kan få store konsekvenser for personen opplysningene gjelder.
