I løpet av arbeidslivet vil man ofte møte på vanskelige avgjørelser. En av de valgene som har størst konsekvenser for de ansatte på arbeidsplassen, er når virksomheten velger å si opp ansatte i forbindelse med en nedbemanningsprosess.
Nedbemanningsprosesser er vanskelige på to ulike måter. Den første er at man må velge hvilke ansatte som skal sies opp, og hvilke som skal få bli værende i jobben. Kanskje man også må finne en alternativ jobb som kan gjøres? Den andre utfordringen er at det er et omfattende regelverk som må følges for at oppsigelsene skal være i tråd med loven.
I denne artikkelen kan du lese mer om nedbemanning, og hva du bør tenke på under nedbemanningsprosessen.
Hva er nedbemanning?
Før vi går videre i artikkelen, er det viktig at man er klar over hva nedbemanning egentlig er.
Kort fortalt er nedbemanning at man reduserer antallet årsverk i virksomheten ved å si opp ansatte. Et årsverk er det antallet arbeidstimer eller arbeidstaker som en ansatt som jobber i full stilling har i løpet av året.
En oppsigelse i forbindelse med nedbemanning er alltid begrunnet i forhold ved virksomheten, og det er flere gode grunner til at nedbemanning er nødvendig.
Vi kan skille mellom sterke grunner til nedbemanning, og svakere grunner til nedbemanning.
Hvis man har sterke grunner til at nedbemanning er nødvendig, har virksomheten så dårlige resultater at nedbemanning er nødvendig for at bedriften skal kunne fortsette videre drift.
Det finnes også mindre akutte årsaker som kan begrunne en nedbemanningsprosess. Vi kan for eksempel tenke oss situasjoner der virksomheten har et ønske om å øke lønnsomheten, men der konkurs ikke er en konsekvens av at nedbemanning ikke gjennomføres.
Jo mindre akutt behovet er for nedbemanning, jo større krav vil man stille til virksomhetens gjennomførelse av prosessen. Dette vil for eksempel innebære nøye og gjennomtenkte interesseavveininger i saken. For å forhindre konsekvenser i etterkant er det lurt at bedriften tar vare på dokumentasjonen som kan bevise at nedbemanningen har skjedd på en ryddig måte, og på et saklig grunnlag.
Hva skal til for at man kan starte en nedbemanningsprosess?
I Norge krever oppsigelse av ansatte at man har en saklig grunn til å avslutte arbeidsforholdet. Når det snakk om nedbemanning må man altså vurdere hvilket behov det er for å i det hele tatt nedbemanne, og eventuelt hvor mange som skal sies opp. De ulike kriteriene man skal velge ansatte ut ifra må også være saklig begrunnet.
Sentralt i nedbemanningsprosessen står det at man faktisk har behov for nedbemanning, og at ikke dette brukes som en grunn til å si opp ansatte man ikke liker, eller å frigi plass til en bedre egnet kandidat.
Helhetsvurdering av virksomhetens situasjon
Før man begynner en nedbemanningsprosess er det viktig å tenke nøye gjennom hvorvidt nedbemanning faktisk er nødvendig. Her må ledelsen gjør en helhetsvurdering av virksomhetens situasjon, og hvilke konsekvenser nedbemanning får for fremtiden (både negative og positive.
Det kan være nyttig å vurdere permittering hvis det er snakk om en midlertidig nedgang, eksempelvis på grunn av koronapandemien, eller lignende situasjoner. I så fall kan det være en bedre løsning å permittere ansatte frem til etterspørselen øker igjen.
En stor grunn til at en virksomhet velger nedbemanning, er å kutte kostnader. For at nedbemanningen skal være saklig, er det viktig å kunne vise til at man har vurdert andre måter å redusere utgiftene sine på. Kanskje virksomheten kan velge en annen leverandør av en vare eller tjeneste, eller på andre måter kan «spare inn» pengene slik at en ansatt slipper å sies opp?
I helhetsvurderingen er det også viktig å veie bedriftens behov for nedbemanning opp mot hvilke konsekvenser dette vil ha for de enkelte ansatte og arbeidsmiljøet i sin helhet. Det er selvsagt at en virksomhet som prøver å unngå konkurs har behov for å si opp ansatte. Man står derimot overfor en annen situasjon hvis bedriften vil si opp ansatte for å øke eget overskudd.
Snakk med den tillitsvalgte
Som arbeidsgiver er det lurt å diskutere en eventuell nedbemanning med den ansattes tillitsvalgte. I tillegg til å diskutere behovet for nedbemanning, er det lurt å drøfte hvilke kriterier, og hvilke ansatte som eventuelt skal sies opp. Hvis det oppstår uenigheter i etterkant, kan det være et godt argument i arbeidsgivers favør at den tillitsvalgte har tatt del i nedbemanningsprosessen.
Den tillitsvalgte har ofte god innsikt i de sosiale forholdene på arbeidsplassen, og kan komme med gode innspill til hvilke ansatte som er viktige for trivselen på arbeidsplassen. Om det er noen ansatte som er bedre likt enn andre, eller som sprer bedre arbeidsmoral, kan dette være viktig for den videre driften av virksomheten. Det kan være svært negativt for produktiviteten på en avdeling hvis en godt likt ansatt blir sagt opp, mens en dårlig likt ansatt får bli. Særlig hvis de har de samme kvalifikasjonene ellers.
Hvordan skal man velge hvilke ansatte som må gå?
Når man skal nedbemanne, må man avgjøre hvilke ansatte som må gå, og hvilke som får bli værende i stillingen sin. Her må man finne ut hvilke grupper av ansatte som er aktuelle for nedbemanning, og hvilke kriterier man skal vurdere de ansatte ut ifra.
Den aktuelle gruppen ansatte som man skal velge ut ifra er som regel hele virksomheten. Det kan tenkes at man i noen tilfeller skal nedbemanne i en avdeling eller lignende, men dette må det være egne grunner for.
Hvilke kriterier skal man velge ut ifra?
Før man setter i gang en nedbemanning, må man finne ut hvilke kriterier man skal velge ansatte ut ifra. Som regel tar man avgjørelsen på bakgrunn av hvor lenge de ansatte har vært i virksomheten, hvilken kompetanse de har, hvor egnet de er, og alder. Sosiale forhold vil også spille inn i mange tilfeller.
Når man skal velge kriterier, er det viktig at disse også er saklige. Man kan ikke velge kriterier som er egnet til å diskriminere, eller som er usaklige. Kriterier på bakgrunn av religion, etnisitet, legning, eller lignende, vil ikke være saklige.
Ulike tariffavtaler kan også ha betydning for hvilke kriterier som skal legges til grunn i vurderingen av hvilke ansatte som skal sies opp. Som regel vil ansiennitet ha stor betydning i slike avgjørelser, og dette gjelder som regel utenfor tariffavtalene også. Fordelen med ansiennitet er at det er et kriterium som de aller fleste kan akseptere som grunnlag til hvorfor en ansatt velges fremfor en annen. Ansiennitet er objektivt, og det er enkelt å fastlegge et sammenligningsgrunnlag med utgangspunkt i en startdato hos virksomheten.
Oppsigelse av de ansatte
En oppsigelse ved nedbemanning fungerer som regel likt som oppsigelser på andre grunnlag. Etter at man har valgt ut hvem som er aktuelle kandidater for fratreden, skal man holde et drøftelsesmøte.
Innholdet på drøftelsesmøtet vil variere fra sak til sak, men som hovedregel kan vi generelt si at arbeidsgiveren vil forklare hvorfor oppsigelse er aktuelt. Her vil man for eksempel få en presentasjon av hvorfor nedbemanning har vært nødvendig, og hvilke kriterier man har valgt ut ifra. Det kan være nyttig å notere seg de ulike kriteriene slik at man eventuelt kan motsi avgjørelsen dersom man er uenig.
I forkant av et drøftelsesmøte kan det være lurt å undersøke hvilken situasjon de andre ansatte er i. Hvor lenge de har jobbet på arbeidsplassen, hvilken kompetanse de har, og hvordan de fungerer sosialt på jobben kan være lure faktorer å notere seg. Det er ikke alltid arbeidsgivere har riktig oppfatning av situasjonen, og det kan være en fordel å kunne oppklare eller korrigere eventuelle feil. Om du som ansatt A blir sagt opp fremfor ansatt B som har samme ansiennitet og kompetanse, men som klarer seg dårligere sosialt, kan dette være lurt å si noe om. Kanskje ansatt B er dårlig likt på arbeidsplassen, mens du har kvaliteter som gjør at du burde få bli i stillingen?
Selve oppsigelsen
Etter at man har gjennomført drøftelsesmøtet der begge parter får mulighet til å presentere sin side av saken, er det på tide med den formelle oppsigelsen.
Det er viktig å være klar over at de samme formkravene til oppsigelse gjelder ved nedbemanning. Loven krever at oppsigelsen skal være skriftlig, og at den enten leveres personlig til arbeidstakeren, eller sendes som rekommandert brev. Oppsigelsen skal gi informasjon om retten til å kreve forhandlinger i saken, eller reise søksmål. Hvilke frister som gjelder for disse kravene, skal også stå i oppsigelsen. Arbeidstakerens rett til å bli værende i stillingen frem til eventuelle forhandlinger eller søksmål er over, skal det også informeres om.
Konsekvensene av en usaklig oppsigelse
Det er viktig at man gjennomfører en nedbemanningsprosess på riktig måte. Om det viser seg at oppsigelsen av de ansatte har vært usaklig, kan det få store konsekvenser for virksomheten.
En arbeidstaker som opplever oppsigelsen som usaklig kan kreve at det gjøres forhandlinger med arbeidsgiveren. Her vil man prøve å finne en løsning på saken, og i mange tilfeller blir man enige om en form for sluttpakke eller lignende som begge parter kan si seg fornøyde med.
Om forhandlingene ikke fører til noen enighet, kan arbeidstakeren ta saken videre i rettssystemet. I mange tilfeller vil den ansatte ha rett til å bli værende i jobben sin frem til domstolene har tatt en avgjørelse i saken, noe som ofte kan ta lang tid. I mange tilfeller vil det være ubehagelig å måtte jobbe sammen i så lang tid, og flere arbeidsgivere vil heller inngå en avtale om en sluttpakke for å få slutt på saken.
Det er ikke alle som synes at sluttpakke er en akseptabel løsning, og det er ikke noe krav om at du må godta et slikt tilbud fra arbeidsgiveren din. Om du fremdeles mener at oppsigelsen er usaklig, kan du gå til domstolene og få en avgjørelse der.
Ved usaklige oppsigelser vil som regel arbeidsgiveren bli ansvarlig for å betale et erstatningsbeløp til den ansatte. Størrelsen på beløpet vil variere, men ofte er det snakk om store summer. Det er derfor viktig at man sørger for at alt er på det rene før man velger å avslutte ansettelsesforholdet.
Bruk av advokat ved nedbemanning
I forbindelse med en nedbemanningsprosess kan det være lurt å ta kontakt med en advokat slik at man kan være sikker på at alt går riktig for seg.
Advokaten vet godt hvilke grunner til nedbemanning som er i tråd med lovverket, og hvilke forberedelser som må være gjort før prosessen begynner. Om du trenger bistand med igangsettelse og gjennomføring av nedbemanningen kan advokaten være en god støttespiller underveis.
En nedbemanning er viktig for virksomheten, men kan skape store problemer for den ansatte som sies opp. Hvis prosessen ikke gjennomføres på riktig måte, risikerer virksomheten et stort ansvar når de ansatte velger å gå til sak. For å være sikker på at virksomheten ikke eksponeres for et slikt ansvar, er det avgjørende at loven blir fulgt.
På den andre siden kan advokaten også være et viktig verktøy, og en god støttespiller for en ansatt som har blitt sagt opp. Advokaten kan vurdere om nedbemanningsprosessen og oppsigelsen er lovlig, eller om den ansatte burde ta saken videre. Om det blir aktuelt med søksmål vil advokaten ha god erfaring med forberedelser og gjennomføring av saken.
Ofte stilte spørsmål om nedbemanning:
Hva er nedbemanning?
En nedbemanningsprosess innebærer at man reduserer antall på grunn av forhold ved virksomheten som gjør dette nødvendig.
Hvem skal sies opp ved nedbemanning?
Under en nedbemanningsprosess er det mange faktorer som spiller inn når man skal avgjøre hvem som skal sies opp. Likevel er det en hovedregel om at den som har jobbet i bedriften kortest, er den som må gå først.
Hvilke rettigheter har man ved nedbemanning?
Når virksomheten skal gjennomføre en nedbemanningsprosess vil den ansatte ha krav på å bli tilbudt eventuelt annet passende arbeid. Om det ikke finnes noe annet passende arbeid, er oppsigelsen saklig. I motsatt fall, om den ansatte ikke har fått tilbud om arbeid som kunne vært aktuelt, vil oppsigelsen være usaklig.
