Alle ansettelsesforhold vil ta slutt, enten ved pensjon, eller ved oppsigelse. Når arbeidsgiveren har bestemt seg for å avslutte ansettelsesforholdet mot arbeidstakerens vilje, er det et krav at oppsigelsen har et saklig grunnlag i arbeidstakers forhold, virksomhetens forhold, eller den ansattes forhold.
Som arbeidsgiver kan oppsigelser medføre konflikter med den ansatte som sies opp, særlig om vedkommende er uenig i avgjørelsen. Ved konflikt kan det være viktig med dokumentasjon som kan bevise at avgjørelsen er tatt på saklig grunnlag, og her kan advarsler spille en stor rolle. En advarsel vil bidra til at den ansatte kan forbedre seg.
I denne artikkelen kan du lese mer om advarsler, og hvordan de kan brukes ved oppsigelse.
Hva er en advarsel?
Før vi går videre i artikkelen er det viktig å vite hva en advarsel egentlig innebærer.
En advarsel er en beskjed til den ansatte om at arbeidsinnsatsen eller atferden ikke er som man forventer av vedkommende. Dette kan for eksempel være at den ansatte ikke utfører arbeidet på riktig måte, eller oppfører seg dårlig overfor kollegaene sine.
Det er ingen regler i loven som krever at advarsel skal gis. Likevel blir advarsler brukt aktivt i arbeidslivet.
Advarselen fungerer på to ulike måter. For det første er det en oppfordring til arbeidstakeren om å korrigere atferden eller arbeidsinnsatsen sin. For det andre vil advarselen være en viktig del av dokumentasjonen dersom den ansatte må sies opp på et senere tidspunkt.
En advarsel burde være så spesifikk som mulig, og si at en konkret type atferd eller manglende arbeidsinnsats ikke blir tolerert, og at fremtidige gjentak av atferden kan medføre oppsigelse eller andre reaksjoner.
For at en oppsigelse skal være saklig, kan det være viktig at den ansatte har fått muligheten til å forbedre seg. Det er ingen nyansatte som mestrer en jobb helt knirkefritt, og det er viktig at man får rom til å forstå hva som forventes. For en ansatt kan oppsigelser få store konsekvenser for privatøkonomien og selvfølelsen, og det er viktig at den ikke kommer som noen overraskelse. Advarselen vil gjøre at den ansatte kan forutse egen situasjon, og gjøre de nødvendige grepene som trengs for å unngå et negativt utfall for seg selv.
Når kan man gi en advarsel?
Som nevnt, er det ingen lov som krever at man skal gi en advarsel. Det er derfor heller ingen krav som stilles til når en advarsel kan gis.
Når arbeidsgiver skal gi en advarsel til en ansatt, er det viktig at advarselen og dens innhold er saklig. Det kan være lurt å se advarselen i forbindelse med kravene til saklighet ved oppsigelse. Her skal oppsigelsen være begrunnet i arbeidstakers, arbeidsgivers eller virksomhetens forhold, og dette kan være en god rettesnor.
Det er viktig å huske at en advarsel oppleves som veldig alvorlig for den ansatte, og at man derfor ikke gir advarsler for mindre bagateller man kan si ifra om på en mildere måte. Om man har mindre alvorlige tilfeller, kan man si ifra om disse i forbindelse med oppfølgingssamtaler eller lignende.
Selv om det er viktig å være bevisst på når man gir advarsler, vil terskelen for å gi advarsel være lavere enn ved oppsigelse. Dette er nettopp fordi man ønsker en korrigering eller forbedring, ikke fordi man nødvendigvis vil avslutte arbeidsforholdet.
En god tommelfingerregel kan være at man gir advarsel hvis man mener at den ansattes atferd eller utførelse av arbeidet er dårligere enn det man kan akseptere.
Hva burde advarselen inneholde?
Det er ikke alltid like enkelt å vite hva man burde skrive i advarselen, og innholdet vil variere fra sak til sak, avhengig av bakgrunnen for at advarselen blir gitt.
Når man skal gi en advarsel, er det lurt å få frem klart at det er snakk om en advarsel, gjerne i overskriften. På denne måten kan arbeidstakeren enkelt forstå hva slags skriftlig dokument han eller henne har mottatt, og det fungerer bedre som bevis ved konflikt senere.
Videre er det viktig at advarselen gir den ansatte informasjon om hva som ligger til grunn for at advarselen blir gitt. Om det er snakk om dårlig utførelse av arbeidet, burde dette komme tydelig frem. Det samme gjelder hvis det er snakk om dårlig oppførsel, eller andre kritikkverdige forhold.
Når man skal forklare bakgrunnen for advarselen, er det lurt å gi tydelige eksempler om man har dette tilgjengelig. Hvis det gjelder manglende oppmøte på jobb, kan de aktuelle datoene gjerne skrives i advarselen. Om advarselen gjelder negativ oppførsel, kan det være lurt å skrive spesifikt hva slags oppførsel det er snakk om, og når dette har skjedd. Ved å være så konkret som mulig er det enklere for arbeidstakeren å forstå hva saken gjelder, og det vil være et bedre bevis ved etterfølgende konflikt.
Det kan være lurt å skrive datoen for utsendelsen av advarselen, og kanskje også be den ansatte om å signere at advarselen er mottatt. På denne måten kan man unngå at arbeidstakeren sier at advarselen aldri har blitt gitt. Dokumentasjon på at advarsel har blitt gitt kan også skaffes ved å sende den på e-post til den ansatte, eller som rekommandert post. Her vil man også få en datering av sending og mottagelse.
Bruk av advokat ved advarsler i forkant av oppsigelser
En av de største utfordringene for en arbeidsgiver, er ansatte som ikke passer i stillingen de har fått. Bakgrunnen for at man er misfornøyd med arbeidstakeren kan være mange, men felles for dem alle er at de har negative konsekvenser for virksomheten.
For arbeidsgiver
Som arbeidsgiver kan det være en utfordring å vite hvilken atferd som burde møtes med advarsler, og hvilken atferd som kan korrigeres gjennom oppfølgingssamtaler eller møter med den ansatte. Innholdet i advarselen, og hvordan den skal legges frem, er heller ikke alltid like enkelt.
En advokat kan være en god sparringspartner, og gi deg gode råd om hvordan du burde gå frem for å sikre at utfallet blir best mulig. Advokaten kan hjelpe deg med å utforme den skriftlige advarselen, og passe på at dette skjer på en måte som gir best mulig dokumentasjon hvis det skulle oppstå konflikt i etterkant av oppsigelsen. Om det skulle oppstå konflikt i etterkant av oppsigelsen, kan advokaten være avgjørende for utfallet i saken. Det er en stor fordel om advokaten er kjent med saksforholdet i forkant av konflikten, og aller helst fra det tidspunktet der arbeidsgiveren ser at den ansattes oppførsel ikke er akseptabel. Jo tidligere advokaten er engasjert, jo enklere er det for vedkommende å forberede et godt forsvar.
For arbeidstaker
En advarsel om manglende prestasjoner eller dårlig oppførsel på arbeidsplassen er en alvorlig og kraftig reaksjon. Mange ansatte tar dette veldig hardt, og det kan ha stor innvirkning på selvfølelsen og arbeidsmotivasjonen. Det er heller ikke alle som er enige i innholdet i advarselen.
Advarsler gis som regel i forkant av en eventuell oppsigelse, og det neste steget i oppsigelsesprosessen er vanligvis et drøftelsesmøte. Om man er uenig i grunnlaget for advarselen, er det viktig at man opplyser arbeidsgiveren om dette, og forsøker å presentere sin side av saken. Kanskje advarselen bygger på en misforståelse av en situasjon?
En advokat kan hjelpe deg med å finne dokumentasjon som underbygger din side av saken, og legge frem denne for arbeidsgiveren din på en god og ryddig måte. Ved å bruke advokat, vil du også vise arbeidsgiveren din at du mener alvor. Det er viktig å ikke la seg tråkke på i arbeidslivet, og advarsler eller oppsigelser uten gode eller riktige holdepunkter kan fort være et skalkeskjul for en annen agenda.
For å sikre at dine interesser blir ivaretatt på best mulig måte, er det lurt å ta kontakt med en advokat som kan bistå i saken, og sørge for at alt går riktig for seg.
Ofte stilte spørsmål om advarsel ved oppsigelse:
Kan man si opp noen uten advarsel?
Det er ingen krav om at arbeidsgiveren din må gi deg noen form for advarsel før du blir sagt opp. Likevel kan det være en stor fordel å gi en advarsel for å sikre dokumentasjon i tilfelle det blir konflikt i etterkant av oppsigelsen.
Hvor mange advarsler kan man få før oppsigelse?
Siden det ikke er noe krav til at arbeidsgiveren din skal gi deg en advarsel før du blir sagt opp, er det heller ikke noen fast antall advarsler som trengs før ansettelsesforholdet kan avsluttes. Hvor mange advarsler du kan få, vil avhenge av hva slags situasjon advarselen gjelder, og om du innretter deg etter advarslene du får. Det vil også være av betydning hvor lang tid som går mellom hver gang du får en advarsel. En ansatt som får tre advarsler innen en måned vil ha større risiko for oppsigelse enn en ansatt som får tre advarsler på tre år. Samtidig kan en advarsel for en alvorlig hendelse veie mye tyngre enn tre advarsler for mindre alvorlige situasjoner.
Hva er grunnlag for skriftlig advarsel?
Det er ingen lov som krever advarsel, og det er heller ikke blitt avklart hvilke krav som stilles til skriftlig advarsler gjennom rettspraksis eller lignende. Sagt på en annen måte er det ingen formelle krav til hva som skal til for å få en skriftlig advarsel, eller hva den skriftlige advarselen skal inneholde av informasjon.
Har man krav på en muntlig advarsel før skriftlig?
Det er ingen lover eller regler som bestemmer hvordan en advarsel skal gis. Mange opplever en muntlig advarsel som mindre alvorlig enn en skriftlig, men dette er ikke en selvfølge. For arbeidsgiver kan det være lurt å gi en advarsel skriftlig sånn at man kan dokumentere hva som har skjedd hvis oppsigelse eller konflikt med arbeidstakeren oppstår.
Hvor lenge varer en advarsel?
Siden det ikke er noen regler som bestemmer hvordan advarsler skal gis, og hvor lenge de varer, er det opp til arbeidsgiveren å bestemme hvor lenge man har behov for å beholde en advarsel før den er «ferdig». Et godt utgangspunkt er at man ikke skal lagre en advarsel lenger enn det man har behov for, og her vil tiden variere fra situasjon til situasjon. I vurderingen vil bakgrunnen for advarselen være av betydning, og om den ansatte har innrettet seg etter advarselen, eller ikke.
